La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, prevista dalla normativa italiana, che garantisce nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Anche i documenti contabili e fiscali possono essere conservati su supporti informatici (dischi ottici, CD-Rom, DVD ecc), come precisato dalla Circolare 6 dicembre 2006, n. 36/E, senza più l’obbligo di procedere alla stampa per la conservazione degli stessi. Il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014, in attuazione all’articolo 21, comma 5, del D.Lgs n. 82/2005 c.d. CAD, definisce le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, abrogando il D.M. 23 gennaio 2004. Tale Decreto introduce semplificazioni importanti ai processi di dematerializzazione della documentazione fiscale, tra le quali l’eliminazione della comunicazione dell’impronta degli archivi digitali all’Amministrazione Finanziaria.
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